Dit komt erbij kijken als je je bedrijf gaat verhuizen

Als het goed gaat met je bedrijf dan kan er een moment komen dat je besluit om naar een groter pand te verhuizen of naar een betere locatie. Maar een bedrijf verhuizen heeft vaak de nodige voeten in de aarde. Er zijn verhuisbedrijven die zijn gespecialiseerd in het verhuizen van bedrijfsinventaris. Denk daarbij aan vertrouwelijke informatie of kwetsbare apparatuur.

Digitalisering

Vroeger was het verhuizen van een bedrijf vaak een enorme klus omdat er hele kasten met dossiers leeg geruimd moesten worden, verhuisd en vervolgens weer ingeruimd op de nieuwe locatie. Tegenwoordig werken steeds minder bedrijven met papieren dossiers. Alleen notarissen en advocaten hebben nog veel papieren dossiers, dit heeft te maken met wettelijke voorschriften en de verplichting om een ‘echte’ handtekening op documenten te zetten. Deze documenten moeten met de grootst mogelijke zorg worden verhuisd, want als ze in verkeerde handen vallen dan betekent dit dat er vertrouwelijke informatie ‘op straat ligt’. Daarom wordt voor verhuizing van dit soort stukken vrijwel altijd een professional ingeschakeld.

Wat heb je nodig voor de verhuizing?

Je kunt voor de verhuizing natuurlijk standaard verhuisdozen kopen maar afhankelijk van wat er verhuisd moet worden is het soms handiger om ze op maat te laten maken. Dat kan bij de Dozencentrale, die behalve verhuisdozen ook nog allerlei andere kartonnen en papieren verpakkingen maakt. Je kunt er zelfs je eigen logo op laten zetten. Dat is handig als je bestellingen naar klanten stuurt, maar is bij verhuisdozen wellicht wat minder relevant. Tenzij je natuurlijk een verhuisbedrijf hebt en graag verhuisdozen uitleent of verkoopt met je eigen logo erop.

Verhuisberichten versturen

Begin op tijd met het kenbaar maken van de verhuizing. Je kunt een bericht hierover op je website zetten of een extra opvallende vermelding op je briefpapier, pakbonnen of andere correspondentie. Leveranciers moeten ook weten dat je gaat verhuizen. Als je verzenddozen gebruikt waar ook je adres op staat dan moeten ook die worden aangepast en de oude voorraad op tijd opgemaakt worden. Je kunt natuurlijk ook stickers bestellen die je over het oude adres plakt zodat je deze verpakkingen toch nog kunt gebruiken. Als de zaak tijdelijk sluit vanwege de verhuizing dan is een goede en strakke planning noodzakelijk. Je wilt niet dagen later weer open kunnen dan je vooraf hebt aangekondigd. Dit kan omzet kosten en de periode dat je moet sluiten betekent sowieso al geen of in ieder geval minder inkomen. Maak dus duidelijke afspraken met het verhuisbedrijf maar ook met de stoffeerder van je nieuwe kantoor, of de techneut die de aansluitingen voor internet en andere zaken in orde moet maken. Let ook op de aansluiting voor elektriciteit. Als je een zwaardere aansluiting nodig hebt is de kans groot dat je hiervoor op een wachtlijst komt vanwege overbelasting van het stroomnet. Een zwaardere aansluiting kan tot wel een jaar op zich laten wachten. Houd hier dus rekening mee, bijvoorbeeld als je van plan bent om het kantoor gasloos in te richten.